Vous devez être conscient que pour être recevable votre signalement doit avoir un caractère sérieux et se doit également d'être factuel.
Votre déclaration est une démarche sérieuse et peut avoir des implications pour les personnes visées.
À ce titre, il est important de bien considérer la véracité des faits observés et des propos rapportés afin d'éviter qu'ils soient considérés comme diffamatoires.
Toutes les informations communiquées dans le cadre de votre signalement doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet du signalement. Le présent dispositif ne résultant pas d’une obligation légale mais d’une démarche éthique volontaire, le traitement des données à caractère personnel est effectué dans le cadre de la réalisation de notre intérêt légitime à recevoir les signalements et procéder à leur instruction.
Pour information, la recevabilité du signalement sera évaluée à travers les points suivants :
- le signalement décrit-il une situation préjudiciable ?
- le caractère de la situation décrite est-il suffisamment grave ?
- les faits reportés sont-ils contraires à la loi, règlements ou aux règlements internes ?
- une éventuelle documentation complète-elle le signalement (photo, document, vidéo...) ?
- le signalement est-il désintéressé et de bonne foi ?
- l'auteur du signalement a-t-il personnellement été témoin des faits signalés ?
Le secret de l'identité de l'auteur d'un signalement désintéressé et de bonne foi sera préservé lorsqu'il dénonce des actes contraires à notre code éthique, criminels ou des délits dont il a personnellement connaissance.
Dans un principe de respect de la confidentialité et des droits légitimes des personnes concernées par le signalement (les auteurs du signalement et les personnes visées : témoins, victimes, auteurs présumés des faits) tout signalement fera l’objet d’une analyse rigoureuse et d’un audit interne détaillé. Ces informations seront accessibles uniquement aux personnes habilitées au regard de leurs attributions – seuls destinataires des signalements.
Conformément au RGPD, les personnes concernées par des signalements émis et traités disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, droit de rectification et d’effacement, droit à la limitation du traitement. Elles disposent également d’un droit d’opposition au traitement de leurs données pour des raisons tenant à leur situation particulière et sous réserve de certaines conditions (art.21 du RGPD).
Pour les besoins de suivi interne, nous conserverons les données transmises pour une durée de gestion du signalement, puis pour la durée de la prescription des actions et recours éventuellement initiées. Les données relatives aux signalements pour lesquels aucune suite ne sera donnée, seront détruites dans un délais de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
Pour exercer vos droits, adressez-vous à CIL@arpavie.fr ou par courrier à l’adresse postale de l’association (merci de joindre un justificatif d’identité) à l’attention du Délégué à la protection des donnés. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.